Posta raccomandata, posta elettronica certifica ta, fax, o consegna a mano, sono questi i mezzi che l’amministratore deve utilizzare per l’invio della convocazione di assemblea (articolo 66, comma 3, delle Disposizioni di attuazione del Codice civile dopo la legge 220/2012), pena l’invalidità delle delibere assunte per vizio di omessa convocazione. Tra l’altro, gli stessi mezzi, con le stesse accortezze, si possono utilizzare per l’invio del verbale di assemblea.
La convocazione deve essere scritta e personale, non essendo sufficiente l’affissione dell’avviso nella portineria o in bacheca o nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati neanche quando è obbligatoria come per la convocazione avente ad oggetto le modificazioni delle destinazioni di uso, per la quale è, comunque, previsto l’invio mediante lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici (articolo 1117 – ter, comma 2).
La spedizione della convocazione mediante posta raccomandata con ricevuta di ritorno permette di raggiungere la prova dell’avvenuto invio, mediante l’esibizione della distinta di spedizione della raccomandata, contenente l’avviso di convocazione, «integrata dalla presunzione che le raccomandate consegnate alla posta arrivano a destinazione e dal successivo comportamento del destinatario» (Cassazione, sentenza 2148/1987).
L’inserimento dell’avviso di convocazione nella cassetta della posta delle lettere del condomino è alla base della «ragionevole presunzione» della conoscenza dell’avviso, posto che si verifichi la fattispecie dell’articolo 1335 del Codice civile, cioè un’attività materiale idonea a portare l’atto nella sua sfera di conoscibilità del condòmino.
Per la giurisprudenza di legittimità «è irrilevante che un condomino, respingendo la raccomandata pervenutagli nei termini, si sia posto in condizione di non poter conoscere la data di convocazione» (Cassazione, sentenza 196/1970), in quanto ai fini della validità dell’assemblea «è sufficiente che l’invito all’assemblea, indipendentemente dalla sua effettiva conoscenza, sia stato regolarmente fatto ad ogni condomino» (Cassazione, sentenza 6863/1982).
È ovvio che quando un condòmino agisca per far valere l’invalidità della delibera assembleare, adducendo la sua mancata convocazione, incombe sul condominio l’onere di provare che tutti i condòmini siano stati tempestivamente avvisati della convocazione (Corte d’appello di Roma, sentenza 967/2010), così come nel caso di convocazione spedita in busta raccomandata e il destinatario contesti il contenuto della busta medesima: in tal caso è onere del mittente provarlo (Cassazione, sentenza 4482/2015).
È quindi consigliabile che l’amministratore utilizzi, invece della busta, un “plico” vale a dire il foglio su cui viene redatto l’avviso di convocazione all’assemblea, ripiegato e chiuso sui lati con l’indirizzo del destinatario, il mittente e l’affrancatura posti sulla parte esterna del foglio. In tal modo, il destinatario del plico contenente l’avviso di convocazione non ha possibilità, esibendo il plico stesso che ha ricevuto, di contestarne il contenuto.
La convocazione può essere consegnata anche a mano ma deve essere debitamente affrancata, annullata in un ufficio postale e, al momento del suo ritiro, che può essere fatto anche presso la portineria dello stabile, il condomino deve sottoscrivere una distinta valida come prova dell’avvenuta consegna.
Ammesso anche l’uso del fax come metodo di invio dell’avviso di convocazione anche se è opportuno, oltre che custodire la ricevuta, richiedere al destinatario di comunicare l’avvenuta ricezione del documento.
Valore probatorio, indiscusso, è invece riconosciuto all’invio della convocazione mediante l’uso della PEC, che fornisce la “certificazione” dell’invio e della ricezione della mail.
È quindi consigliabile che l’amministratore utilizzi, invece della busta, un “plico” vale a dire il foglio su cui viene redatto l’avviso di convocazione all’assemblea, ripiegato e chiuso sui lati con l’indirizzo del destinatario, il mittente e l’affrancatura posti sulla parte esterna del foglio. In tal modo, il destinatario del plico contenente l’avviso di convocazione non ha possibilità, esibendo il plico stesso che ha ricevuto, di contestarne il contenuto.
La convocazione può essere consegnata anche a mano ma deve essere debitamente affrancata, annullata in un ufficio postale e, al momento del suo ritiro, che può essere fatto anche presso la portineria dello stabile, il condomino deve sottoscrivere una distinta valida come prova dell’avvenuta consegna.
Ammesso anche l’uso del fax come metodo di invio dell’avviso di convocazione anche se è opportuno, oltre che custodire la ricevuta, richiedere al destinatario di comunicare l’avvenuta ricezione del documento.
Valore probatorio, indiscusso, è invece riconosciuto all’invio della convocazione mediante l’uso della PEC, che fornisce la “certificazione” dell’invio e della ricezione della mail.
Escluso l’invio mediante la semplice mail, poiché solo alla posta certificata la legge riconosce il valore della tradizionale raccomandata (Tribunale di Genova, sentenza 3350/2014).
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